Hiện nay xu thế tổ chức các sự kiện ngoài trời ngày càng trở nên phổ biến do có sự độc đáo và sáng tạo trong việc tổ chức. Tổ chức sự kiện ngoài trời gần gũi với thiên nhiên và không gian mở rộng.

su-kien-ngoaitroi

Hình ảnh: Sự kiện tổ chức ngoài trời ( nguồn:internet)

Tuy vậy, để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, bạn phải chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố: công suất chiếu sáng lớn, phụ thuộc khá lớn vào thời tiết, đơn vị cho thuê sân tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín…

Sau đây là 10 điều cần lưu ý khi bạn tổ chức sự kiện ngoài trời:

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Đây là vấn đề quan trọng, góp phần tạo sự thành công trong tổ chức một sự kiện ngoài trời. Người tổ chức sự kiện nắm rõ sự kiện mà mình tổ chức, căn cứ vào nội dung, số lượng khách mời, các đặc điểm của khách mời để tìm một địa điểm tổ chức phù hợp nhất. Hiện tại, có nhiều điểm cho thuê sân tổ chức sự kiện ngoài nên bạn có thể dễ dàng tìm được những vị trí ưng ý, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu như: không gian đẹp, rộng rãi, dễ chịu, các dịch vụ tốt, sự thuận tiện cho đi lại và vấn đề an ninh…

san-rong-su-kien-ngoai-troi

Khuôn viên sân ITP rộng lớn thích hợp để tổ chức các sự kiện ngoài trời

2. Giấy phép cho sự kiện

Để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và không gặp các bất lợi ngoài ý muốn, người tổ chức sự kiện cần để tâm đến việc xin giấy phép cho sự kiện. Tuy nhiên, có một số đơn vị cho thuê sân tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ làm điều này cho bạn, và việc của bạn chỉ là lên kế hoạch cho sự kiện thật hoàn chỉnh.

3. Sức hút của sự kiện

Trước ngày sự kiện diễn ra, cần marketing rộng rãi để tin tức sự kiện được lan tỏa thu hút sự quan tâm của cộng đồng và đông đảo khách mời tham dự hơn, nhằm đạt được những mục đích của sự kiện.

4. Trang trí và thiết kế

Các địa điểm rộng rãi nên thỏa sức sáng tạo và phù hợp với chủ đề của sự kiện. Trang trí không gian thật ấn tượng và đẹp mắt để thu hút người xem, về phần thiết kế sân khấu để backdrop rõ chủ đề của chương trình, các đơn vị tổ chức và logo đi kèm, có thể để tên các đơn vị tài trợ…

su-kien-ngoai-troi

Hình ảnh: trang trí sân khấu ( Nguồn: internet)

5. Hệ thống âm thanh và ánh sáng

Ánh sáng là yếu tố quan trọng trong các sự kiện ngoài trời, vì tại các vị trí này không gian khá rộng, vì vậy đòi hỏi hệ thống âm thanh và ánh sáng công suất mạnh để đảm bảo cho toàn thời gian diễn ra sự kiện.

6. Chuẩn bị chỗ để xe cho khách để xe

Nếu các sân bãi cho thuê tổ chức sự kiện có sẵn khu vực để xe cho khách, thì cần trao đổi và thỏa thuận cụ thể, để tránh các trường hợp về mất mát tài sản của khách. Trong trường hợp không có sẵn dịch vụ này thì bạn cần cử người để làm khâu này, đây là công việc khá là quan trọng, để khách có thể yên tâm tham gia sự kiện của bạn cho đến cuối chương trình. Bên cạnh đó cần sắp xếp người để hướng dẫn khách đến địa điểm tổ chức để trật tự hơn.

bãi giữ xe ITP

Bãi đỗ xe hơi tại ITP

7. Nơi soát vé( nếu có bán vé)

Nếu sự kiện có bán vé, thì cần sử dụng các hình thức soát vé thông minh, nhanh chóng và thuận tiện cho khách tham dự tránh để mất thời gian.

8. Chương trình cho sự kiện

Hãy lên một chương trình thật hấp dẫn, lôi cuốn để tất cả mọi người quan tâm và theo dõi. Có thể xen lẫn các trò chơi, các tiết mục văn nghệ… để tạo không khí vui tươi và thoải mái cho khách mời.

9. Vấn đề vệ sinh

Tạo tính văn minh và không gian sạch sẽ trong suốt thời gian chạy chương trình, cần có các thùng rác gần địa điểm và thuận tiện bỏ rác. Các nhà vệ sinh cần phải sạch sẽ và phục vụ đủ cho nhu cầu của số lượng người trong sự kiện.

10. Vấn đề an ninh và cấp cứu

Cần có đội ngũ bảo vệ an ninh khu vực trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, vì đông người nên sẽ có nhiều vấn đề nảy sinh cần được giải quyết. Và điều cần thiết là giao cho một số người nhất định chịu trách nhiệm về y tế, cấp cứu và thuốc men… trong các trường hợp khẩn cấp.

Chúc các bạn có những sự kiện tổ chức ngoài trời thành công nhé!

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm sân tổ chức sự kiện ngoài trời thì ITP-office là sự lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Khu công nghệ phần mềm ITP – ĐHQG TPHCM cung cấp những vị trí rộng rãi, đẹp và sang trọng, đáp ứng các yêu cầu của mọi khách hàng.

Địa chỉ: Khu công nghệ phần mềm ĐHQG TPHCM- ITP, khu phố 6, Linh Trung, Thủ Đức, TPHCM.

Hoàng Hoa

ITP – OFFICE, Khu Công Nghệ Phần Mềm - Đại Học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: Khu phố 6, Phường Linh Trung, quận Thủ Đức, TP.Hồ Chí Minh.

Điện thoại: (028) 372 44 404.

Email : hotrokhachhang@vnu-itp.edu.vn

Văn phòng ảo Thủ Đức, Văn phòng Quận 9,  TPHCM, văn phòng chia sẻ TPHCM