Nhiệm vụ tìm kiếm văn phòng cho startup của bạn có thể là một công việc khó khăn, và là một trong những việc bị bỏ qua cho đến thời điểm cuối cùng (trừ một thực tế rằng đó là điều tồi tệ nhất bạn có thể làm).

Việc quyết định đâu là nơi để bắt đầu một công việc cho chính mình: Nơi bạn bắt đầu tìm kiếm? Mức giá nào là hợp lý cho khu vực bạn muốn? Bạn có nên gọi số điện thoại trên bảng hiệu quảng cáo tại các tòa nhà cho thuê văn phòng?

Danh sách những cân nhắc cứ kéo dài không ngừng– nhưng không phải vậy. Nếu bạn bắt đầu từ một hình vuông, đây là 5 nguyên tắc đơn giản sẽ làm rõ quá trình cho thuê và cuối cùng nó sẽ hướng dẫn bạn đến những quyết định thông minh hơn cho khởi đầu của mình.

1. Tính toán không gian cần thuê

Câu hỏi: “Tôi cần một không gian bao nhiêu” cần có một câu trả lời khách quan. Sau tất cả, bạn sẽ không muốn chi trả cho không gian mà bạn không cần hoặc không đồng ý với không gian mà bạn sẽ phát triển dài hơi trước thời hạn thuê chấm dứt.

Văn phòng tương lai của bạn sẽ được định giá bởi các feet vuông, vì vậy, bạn cần hai thông số để làm việc trên phương trình: Bạn có bao nhiêu nhân viên? Và, mỗi nhân viên cần bao nhiêu không gian? Hy vọng bạn biết câu trả lời cho câu hỏi đầu tiên và một vài tiêu chuẩn công nghiệp hữu ích cho câu hỏi thứ hai.

Trung bình, một văn phòng sẽ dành 125 feet vuông cho mỗi người. Nghe có vẻ nhiều nhưng không phải vậy. Đó là mức trung bình (nếu cần tiết kiệm hơn, bạn có thể giảm xuống đến 100 feet vuông)

Tại thời điểm này, bạn phải đối mặt với một vài quyết định sẽ ảnh hưởng không chỉ đến cách phân bổ không gian văn phòng mà còn văn hóa công ty. Bạn phân bổ đều không gian cho mỗi người hay theo nhu cầu/xứng đáng nhiều không gian hơn người khác? Đó là một câu hỏi triết học hơn là một câu hỏi logic. Các thành viên cấp cao của nhóm bạn có thực sự cần văn phòng làm việc riêng? Đương nhiên, điều này ảnh hướng rất lớn đến việc tính toán.

khong-gian-van-phong-cho-thue

Tính các feet vuông cũng liên quan đến văn hóa công ty tương lai. Ảnh: Nguồn Internet

Hơn nữa, văn phòng tương lai của bạn cần phải chứa những nhân viên tương lai. Với hầu hết các văn phòng cho thuê lâu năm, bạn không thể dự đoán trước một cách chính xác về số lượng nhân viên, và đó là điều hiển nhiên. Nhưng, như một quy tắc chung, bạn nên dự phòng số lượng nhân viên nhiều hơn mức cần thiết hiện hành trong khoảng 10 đến 20%.

Không cần phải làm ra những con số chính xác trong đầu, các công cụ cơ bản giúp tính không gian làm việc có thể làm điều này.

2. Bắt đầu tìm kiếm văn phòng từ sớm

Tối thiểu 6 tháng trước khi hết hạn hợp đồng thuê văn phòng hiện tại hoặc ngày dự định di chuyển là thời gian để bắt đầu quá trình tìm kiếm văn phòng mới. Nếu bạn không hoạt động theo một thời gian biểu cụ thể, thời gian mà bạn: a)Bắt đầu nghĩ về tìm kiếm văn phòng, b) có đủ ngày giờ, đó là lý tưởng để bắt đầu xem lướt qua và nghiên cứu. Thuê văn phòng là một quyết định lớn. Bạn sẽ không muốn cảm thấy vội vàng trong quyết định, một trong những điều làm bạn phải hối tiếc sau này.

3. Làm việc với nhà môi giới

Về mặt kỹ thuật, bạn có thể sắp xếp để thuê một văn phòng cho mình, nhưng đó không phải là lời gợi ý cho hành động. Quá trình tìm kiếm và tham quan văn phòng phù hợp với nhu cầu thực sự là một công việc tốn thời gian và “nặng nề”, tương tự việc tìm kiếm một căn hộ nhưng phức tạp hơn. Và nếu bạn có đủ may mắn tìm ra không gian lý tưởng bằng phương pháp này, bạn vẫn sẽ muốn có một ai đó có thể đàm phán những thỏa thuận tốt nhất cho bạn.

Làm việc với nhà môi giới, họ sẽ giúp bạn liệt kê danh sách dựa trên những tiêu chí của bạn và tạo sự thuận tiện ở các khía cạnh của quá trình cho thuê. Tuy nhiên: trong mô hình truyền thống, các nhà môi giới là đại diện cho chủ sở hữu tòa nhà và chủ nhà. Công việc của họ là thương lượng những thỏa thuận tốt nhất cho khách hàng của họ chứ không phải bạn.

Ở một mặt khác, môi giới nhà là một lựa chọn hấp dẫn; chỉ cần cảnh giác với những người hạn chế “tầm nhìn” của bạn vào thị trường và/hoặc những người cố gắng nhanh chóng đạt tới thỏa thuận. Đây là điều không cần thiết cho thỏa thuận tốt nhất của bạn. Lương nhà môi giới là việc cần biết trong trường hợp này.

4. Mang theo sổ thống kê danh sách khi đi.

Một trong những thách thức lớn nhất trong việc tìm kiếm văn phòng là theo dõi được chi tiết tài sản, đảm bảo bạn có chính xác thông tin của mỗi danh sách. Ví dụ, danh sách giá niêm yết có phản ánh hết giá không gian “có thể thuê” (trong đó bao gồm khu vực chung như tiền sảnh, thang máy, nhà vệ sinh và hành lang), hay chỉ là không gian văn phòng sử dụng của riêng bạn?Giá các tiện ích như thế nào?

Nếu có vấn đề với không gian, thì người quản lý tòa nhà có ở tại chỗ hay cách xa 90 phút? Lịch sử của tòa nhà? Điều này có nghĩa là hàng chục tính năng và yếu tố bạn sẽ tìm ra so với khi bạn chỉ vào trang web. Nhưng, một điều quan trọng, bạn sẽ muốn có một cách thuận tiện để ghi nhớ chúng. Đó là điều tuyệt vời của một cuốn sổ thông kê mà bạn mang theo – có các chi tiết bạn muốn giữ lại – mỗi danh sách sẽ đảm bảo rằng bạn có cơ sở để kiểm chứng. Và dĩ nhiên, nhà môi giới của bạn có thể giúp bạn quản lý tất cả chi tiết đó tốt hơn.

5. Nói chuyện với đồng nghiệp – người đã thực hiện việc này trước đây.

Nếu bạn chưa bao giờ thuê văn phòng trước đó, tham khảo ý kiến đồng nghiệp là điều cần được khuyến khích. Những điều khoản như vậy sẽ không thể thay thế cho phiên thảo luận trực tiếp các điều khoản từ những người bạn tin tưởng và tôn trọng, những câu chuyện về thăng trầm của công việc. Mạng lưới của bạn không chỉ có thể làm những lời đề nghị tại một khu lân cận gần bên hoặc nhà môi giới phải xem xét – mà nó còn có thể mang lại những hiểu biết thực tế về những gì mong đợi ở mỗi giai đoạn của quá trình cho thuê.

Nguồn: entrepreneur.com

ITP – OFFICE, Khu Công Nghệ Phần Mềm - Đại Học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: Khu phố 6, Phường Linh Trung, quận Thủ Đức, TP.Hồ Chí Minh.

Điện thoại: (028) 372 44 404.

Email : hotrokhachhang@vnu-itp.edu.vn

Văn phòng ảo Thủ Đức, Văn phòng Quận 9,  TPHCM, văn phòng chia sẻ TPHCM