Ngoài các kiến thức chuyên môn về nghề thư ký thì một số kỹ năng mềm luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng mà các ứng viên thư ký văn phòng phải luôn đáp ứng được.

Sau đây chúng tôi xin đưa ra một số kỹ năng cần thiết mà người làm thư ký văn phòng phải có khi đi tuyển dụng.

1. Những kiến thức chuyên môn cần có của thư ký văn phòng

HIển nhiên, hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mình được giao là yếu tố quan trọng trong bất kỳ ngành nghề nào chứ không riêng nghề thư ký văn phòng. Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu. Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác cũng như có một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy in, máy chiếu...

van-phong

Ảnh minh họa:www.nghiepvuxaydung.com

2. Thư ký văn phòng cũng cần có kỹ năng quản lý

Nghe có vẻ không hợp lý nhưng đó là một thực tế, khi bạn biết tổ chức tốt công việc, phối hợp tốt công tác quản lý, có tư duy logic và tự phán đoán một cách chính xác, nhanh chóng thì đây là một lợi thế của bạn so với tất cả các ứng viên còn lại. Bởi bạn sẽ có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết, biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

3. Kỹ năng giao tiếp tốt, tốc ký là điều cần thiết

Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình (hay nói cách khác là bạn tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống). Một nhân viên thư ký văn phòng cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh. Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc, và hiện nay, biết càng nhiều ngôn ngữ càng là lợi thế của bạn. Bạn nên có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục

Ngoài ra, kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm để không phải thiếu sót nhiệm vụ được giao. Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…

4. Kỹ năng vi tính, tin học là không thể thiếu của thư ký văn phòng

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi các kỹ năng về vi tính như những chuyên gia. Nhưng ít nhất một người thư ký văn phòng cũng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản… Nếu như trong thời đại này mà những kỹ năng cơ bản như trên mà bạn còn chưa nắm được thì khả năng được tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp.

ky-nang-thu-ky-van-phong-chuyen-nghiep

Ảnh minh họa: giaiphapdaotaovnnp.edu.vn

Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp tất cả các khả năng, kỹ năng còn lại của bạn, người thư ký văn phòng nên trang bị những kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng vi tính.

5. Nhạy bén trong công việc

Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một thư ký văn phòng nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

6. Trí nhớ tốt - kỹ năng quan trọng của thư ký văn phòng

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc chỉ đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký văn phòng giỏi cần lưu ý và ghi nhớ. Để giúp việc ghi nhớ tốt hơn thì các bạn nên lập cho mình những bảng biểu thời gian hoặc các lịch ghi nhớ. Như vậy các bạn sẽ có hình ảnh tốt hơn tất nhiều trong mắt vị sếp của mình.

7. Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như lùi lịch hẹn, khất nợ, thoả thuận một hợp đồng mới… Nếu không thì bạn cũng phải biết hướng được các công việc sang một hướng có lợi cho công ty của bạn

thu-ky-van-ơhong

Ảnh minh họa: thanhnien.vn

8. Am hiểu nhiều mảng kiến thức

Kiến thức xã hội, tự nhiên… rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Có thể khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao , môi trường… nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 2010 diễn ra ở đâu nhỉ?” hoặc như “thú có túi sống ở châu lục nào là nhiều?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký văn phòng luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Ngoài các kỹ năng căn bản nghề nghiệp hoặc kỹ năng mềm thì các bạn nên trang bị cho mình những kỹ năng trên thật tốt để bạn có thể trở thành một cánh tay đặc lực cho người giám đốc của mình. Nếu bạn yêu thích nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường phát triển nghề thư ký văn phòng.

Sưu tầm

ITP – OFFICE, Khu Công Nghệ Phần Mềm - Đại Học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: Khu phố 6, Phường Linh Trung, quận Thủ Đức, TP.Hồ Chí Minh.

Điện thoại: (028) 372 44 404.

Email : hotrokhachhang@vnu-itp.edu.vn

Văn phòng ảo Thủ Đức, Văn phòng Quận 9,  TPHCM, văn phòng chia sẻ TPHCM